Kundendaten und ChatGPT: Angaben ersetzen, bevor die KI den Text sieht
Sobald ein Text einen Menschen erkennbar macht, brauchst du für die Eingabe in eine KI einen erlaubten Grund nach DSGVO (die „Rechtsgrundlage“), bei Gesundheitsangaben zusätzlich einen Ausnahmegrund. Am sichersten gibst du gar keine Klientendaten ein. Soll ein Text doch von einem Klienten handeln, ersetzt das Gratis-Werkzeug Namen, Adressen und Kontaktdaten vorher durch Platzhalter. Eine vollständige Anonymisierung ist das nicht.
Mit Brandblizz erstelltWas als personenbezogen zählt, auch ohne Namen
Eine Eingabe, aus der sich ein Mensch bestimmen lässt, enthält personenbezogene Daten. Wer sie in eine KI eingibt, verarbeitet diese Daten. Das gilt auch dann, wenn die Person erst aus dem Zusammenhang erkennbar wird. Beim Prüfen eines Textes helfen drei Gruppen:
Angaben, die eine Person benennen
Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IBAN, ein Link zu einem Profil. Nach diesen Angaben sucht das Werkzeug unten, dazu nach Firmennamen und Datumsangaben.
Der Zusammenhang verrät die Person
Beispiel: „Die Klientin, die als einzige Hebamme im Ort arbeitet und im Frühjahr ihren Bruder verlor“ nennt keinen Namen. Im Ort ist trotzdem klar, wer gemeint ist. Die Datenschutzkonferenz (DSK) schreibt, dass das Entfernen von Namen und Adressen regelmäßig nicht reicht (Orientierungshilfe „KI und Datenschutz“, Rn. 49).
Besonders geschützt
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Nach der DSK gilt das für die Eingabe und für die Ausgabe der KI (Rn. 62). Ein Bericht über eine Behandlung enthält in der Regel solche Angaben, auch ohne Namen, sobald sich die Person bestimmen lässt.
Das Gratis-Werkzeug: Angaben ersetzen und zurückholen
Das Werkzeug ersetzt Angaben in einem Text durch Platzhalter wie [PERSON_1] oder [ADRESSE_1]. Der ersetzte Text geht an die KI. Die fertige Antwort holst du mit einer Zuordnungsdatei wieder auf die echten Angaben zurück. Alles läuft in deinem Browserfenster, Texte und Dateien werden nicht hochgeladen und nicht gespeichert.
Gesucht wird nach acht Arten von Angaben: Personen, Unternehmen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, IBAN, Links und Datumsangaben. Namen und Firmen erkennt das Werkzeug an Sprachmustern wie Anrede, Grußformel oder Rechtsform.
Alles läuft in diesem Browserfenster. Texte und Dateien werden nicht hochgeladen und nicht gespeichert.
1. Text einfügen
Namen und Firmen erkennt das Werkzeug an Sprachmustern wie Anrede, Grußformel oder Rechtsform. Prüf die Vorschläge immer und ergänze, was fehlt. Eine vollständige Anonymisierung ist das nicht.
1. Fertigen KI-Text einfügen
2. Zuordnungsdatei laden
So gehst du vor: vier Schritte
Die Schritte folgen den vier Abschnitten im Reiter „Vor der KI: Angaben ersetzen“.
Text einfügen
Füg den Text ein oder lade eine TXT- oder MD-Datei. Mit „Beispiel einsetzen“ siehst du zuerst, wie es funktioniert. Dann auf „Text analysieren“ klicken.
Fundstellen prüfen und ergänzen
Das Werkzeug listet seine Funde. Nimm den Haken weg, wenn etwas stehen bleiben soll. Ergänze unten, was fehlt, zum Beispiel einen Vornamen allein, einen Spitznamen oder eine Schreibweise wie „Sarahs“. Soll eine Person unter zwei Schreibweisen (zum Beispiel „Sarah“ und „Sarahs“) denselben Platzhalter bekommen, trag bei beiden denselben Platzhalter ein. Beim Zurückholen setzt das Werkzeug die erste Schreibweise ein.
Zuordnungsdatei speichern
Die Datei hält fest, welcher Platzhalter für welche echte Angabe steht. Du brauchst sie für den Rückweg. Sie enthält die Originaldaten: Bewahr sie getrennt von dem Text auf, den du an die KI gibst, und lade sie nie bei einer KI hoch.
Ersetzten Text an die KI geben
Kopier den ersetzten Text, am besten mit dem Hinweis, dass die KI die Platzhalter in eckigen Klammern unverändert lässt. Lies ihn vorher einmal ganz durch: Verrät noch etwas im Text die Person?
Der Rückweg
Hat die KI geantwortet, wechselst du in den Reiter „Nach der KI: Angaben zurückholen“, fügst ihre Antwort ein und lädst die Zuordnungsdatei. Das Werkzeug zeigt, wie viele Stellen es wieder eingesetzt hat, und nennt Platzhalter, die es im Text nicht gefunden hat, etwa weil die KI sie weggelassen oder verändert hat.
So sieht das Ergebnis aus
Das Beispiel stammt aus dem Werkzeug selbst (Knopf „Beispiel einsetzen“). Zuerst der Originaltext, danach der Text, den die KI zu sehen bekommt.
Was du nach dem Ersetzen selbst prüfst
Die Erkennung arbeitet mit Mustern. Sie ist eine Hilfe beim Aufräumen, eine vollständige Anonymisierung ist sie nicht: Mit der Zuordnungsdatei lässt sich jede Angabe wieder einsetzen, und der Zusammenhang kann die Person weiter verraten. Diese Fälle erkennt das Werkzeug zum Beispiel nicht:
- Namen ohne Auslöser. Ein Name wird gefunden, wenn davor eine Anrede, eine Grußformel oder eine Rolle wie „Klientin“ steht oder wenn er als Unterschrift unter einer Grußformel steht. Mitten im Satz ohne so einen Hinweis bleibt er stehen.
- Kurzformen und Abwandlungen. Taucht „Sarah Becker“ später nur als „Sarah“ oder „Sarahs“ auf, bleibt das stehen, bis du es als eigenen Begriff ergänzt.
- Indirekte Hinweise. Alter, Beruf, ein Ort ohne Postleitzahl, seltene Ereignisse, Diagnosen, Nummern wie eine Versicherten- oder Kontonummer und Benutzernamen erkennt das Werkzeug nicht.
- Die Geschichte selbst. Ersetzt werden Angaben. Was im Text passiert ist, sieht die KI weiterhin.
- Die rechtliche Prüfung. Ob eine Eingabe erlaubt ist, hängt vom Einzelfall ab. Das Werkzeug sagt dazu nichts und ersetzt keine Beratung.
Lies den ersetzten Text deshalb vor dem Absenden einmal ganz durch. Verrät noch etwas im Text die Person, nimm es heraus oder ersetze es von Hand. Wenn Zweifel bleiben, gib den Text nicht ein.
Was Datenschutzbehörden und Kammern sagen
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026. Bei Gesundheitsdaten lass dich rechtlich beraten, bevor du eine KI einsetzt.
Rechtsgrundlage und Gesundheitsdaten
Eine Eingabe, aus der sich ein Mensch bestimmen lässt, ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Dafür braucht es eine Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO), also einen erlaubten Grund, bei Gesundheitsdaten zusätzlich einen Ausnahmegrund (Art. 9 Abs. 2). Die Betroffenen, also die Personen, um deren Daten es geht, sind zu informieren. Im Behandlungskontext nennt die DSK die informierte, ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a) als Möglichkeit (Rn. 63).
Was mit Eingaben in offenen Diensten passiert
Was du in einen Cloud-Dienst eingibst, verlässt deinen Rechner und kann je nach Dienst weiter genutzt werden (DSK, Rn. 17). Häufig besteht eine Auftragsverarbeitung, der Anbieter verarbeitet die Daten also in deinem Auftrag. Dann ist ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO nötig (Rn. 32). Bei beruflicher Nutzung rät die DSK zu einer Funktionsadresse (eine allgemeine Adresse wie info@) statt eines Personennamens beim Konto und dazu, Training und Verlauf nach Möglichkeit abzuschalten (Rn. 41 bis 43).
Bundespsychotherapeutenkammer
Für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten verlangt die Praxis-Info „Administrative KI in Ihrer Praxis“ (Februar 2026), Patientendaten bei externer Cloud-KI zu anonymisieren oder zu verschlüsseln. Außerdem nennt sie: Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutzfolgenabschätzung prüfen, Verschwiegenheitsverpflichtung des Anbieters, Einwilligung der Patienten, Übermittlung in die USA nur bei Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework. Die Kammer weist selbst darauf hin, dass wichtige Fragen noch nicht rechtsverbindlich geklärt sind. Ob ein ersetzter Text als anonymisiert gilt, entscheidet nicht das Werkzeug.
Training: Privat-Tarif und Business-Tarif
Anbieter regeln das Training mit Eingaben je nach Tarif unterschiedlich. Die Tabelle gibt die Angaben der Anbieter wieder.
| Anbieter | Privat-Tarife | Team-, Business- und API-Tarife |
|---|---|---|
| Anthropic (Claude) | Free, Pro, Max: Chats können zur Modellverbesserung genutzt werden, wenn die Einstellung dafür aktiv ist. Inkognito-Chats nicht. | Team, Enterprise, API: Eingaben und Ausgaben standardmäßig nicht fürs Training. Ausnahme: Feedback. |
| Google (Gemini) | Aktivitätsspeicherung an: Chats können zur Verbesserung inklusive Training genutzt werden, eine Teilmenge prüfen Menschen. Aktivitätsspeicherung aus oder temporärer Chat: Chats bleiben 72 Stunden gespeichert und werden nicht fürs Training genutzt. | Ein Arbeits- oder Schulkonto kann laut Google anderen Bedingungen unterliegen. |
| OpenAI (ChatGPT) | Die Regeln stehen in den Hilfe- und Datenschutzseiten von OpenAI. Prüf dort, welche Tarife fürs Training genutzt werden und ob und wie du es abschalten kannst. | Die Regeln für diese Tarife stehen ebenfalls bei OpenAI. Prüf sie dort. |
Ein Business-Tarif oder abgeschaltetes Training regelt, ob Eingaben fürs Training genutzt werden. Eine Rechtsgrundlage, den Ausnahmegrund nach Art. 9, die Information der Betroffenen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag ersetzt das nicht.
Am sichersten: gar keine Klientendaten eingeben
Für die Stimme eines Textes braucht die KI deine Marke: wie du sprichst, wen du ansprichst, was du anbietest. Der Brand-Skill (eine Textdatei von Brandblizz, die deine Marke beschreibt) gibt sie mit: Position (wofür du stehst), Zielgruppe als typisches Profil, Stimme, Farben und Schriften, dazu eine Prüfliste gegen typische KI-Floskeln. Du hängst die Datei an einen Chat in ChatGPT, Claude oder Gemini und behältst deine Klienten für dich.
Eine Stelle bleibt, an der Personen ins Spiel kommen können: das Material, das du einem Auftrag mitgibst. Nimm dort einen Gedanken oder eine Beobachtung aus deiner Woche statt einer Klientengeschichte. Brauchst du eine konkrete Situation, ersetze Namen und Kontaktdaten vorher mit dem Werkzeug oben, nimm Orte und besondere Umstände von Hand heraus und lies den Text noch einmal durch.
Mit Brandblizz erstelltDer Brand-Skill gibt der KI Stimme, Zielgruppe, Farben und Schriften einer Marke mit. Hier die Beispielmarke Heilraum auf dem Briefbogen.
Beispielmarke HeilraumDer Brand-Skill gehört zum Download-Paket (249 € einmalig inklusive Mehrwertsteuer), ansehen ist gratis. Eine Datei ersetzt keine Prüfung: Wer einen KI-Text veröffentlicht, haftet für den Inhalt wie für einen selbst geschriebenen Text. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.
Wie du ChatGPT deine Stimme beibringst, steht im Ratgeber ChatGPT-Schreibstil anpassen. Ob ein fertiger Text nach typischen Floskeln klingt, zeigt der KI-Muster-Check, ebenfalls gratis und im Browser. Er sagt nichts darüber, wer den Text geschrieben hat. Für Praxen gibt es außerdem die Leitfäden zum Auftritt als Praxis und als Heilpraktiker.
Die häufigsten Fragen zu Klientendaten und KI
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Beantworte sieben Fragen, und rund 15 Minuten später steht dein Markenentwurf: Position (wofür du stehst), Logo, Farben, Schriften und Stimme. Im Download-Paket liegt dein Brand-Skill für ChatGPT, Claude und Gemini. Der erste Blick ist gratis.
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